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招商活动策划会后的工作安排和注意事基项!

时间:2016-12-01 16:56 | 作者:天幕大业 | 标签: 大型年会策划 公司年会策划 |
我们知道会议型活动策划是分为会前策划,会中策划,以及会后服务策划,当前面两项工作已经圆满完成之后,招商活动策划的会后服务也是非常重要的一环,只有把会后的服务做好,整场的活动策划才是真真圆满完成,很多活动公司和主体就是非常容易忽视会后的小细节,导致一场完美的活动总是出现一些不必要的问题,我们在做活动策划的会后环节一定要注意以下的问题。
会议费用结算
在会议的组织过程中,有多项费用需要等到会议结束才能进行结算和支付,例如会议场地的租赁费用、设备租赁费用、食宿费用、人员劳务费等。在会议结束后安排专门的财会人员办理此项工作。结算会议费用时应当做到账款两清、准确无误,将相关的票据、合同和账目妥善保管,防止混乱和丢失。参会人员如果需要发票,可以向其开具正规的票据。同时协助酒店办理参会人员的退房手续。
送别参会人员
安排专门的工作人员,在会场外、宾馆门口欢迎参会人员离开。对于一般的参会者,可安排礼仪小姐或他们工作人员送行;对于身份特殊的参会者(如上级领导),则应当安排身份对等的人员送行。送行时应当充分注意礼仪,向对方表现出诚挚的惜别之情。
安排暂留人员
由于各种原因,有部分人员在会议结束后暂时不离开,需要主办方继续做好服务工作,妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外地人员,可能会存在旅游或购物需求,会议主办方应适当给予必要的协助。暂留人员中还有一部分是会议工作人员,由于进行善后工作而需要继续驻留,应当合理安排费用,尽快完成全部工作。
送站时间把握
送站服务和报到时不同,会议结束后人员离会往往比较集中,如果是大型会议在短时间内需要大批车辆送站,因此会议组织者应当提前安排足够的车辆和人员服务。如果会场距离机场、车站较远,为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前,会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力,保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。
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